Diário Oficial Eletrônico do Município de Joinville nº 2220
Disponibilização: 24/05/2023
Publicação: 24/05/2023

 

Instrução Normativa SEI

 

INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2023​

 

Dispõe sobre a política de Gestão Documental, de acordo com o Decreto Municipal nº 48.214, de 26 de maio de 2022, e Portaria nº 140, de 23 de maio de 2023.

 

O Secretário de Administração e Planejamento, no uso das atribuições que lhe são conferidas, 

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DO OBJETIVO

 

Art. 1º Estabelece a política de Gestão Documental no Município de Joinville, de acordo com o Decreto nº 48.214, de 26 de maio de 2022, e Portaria nº 140, de 23 de maio de 2023.

 

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

 

Art. 2º Para fins de interpretação da presente Instrução Normativa, considera-se:

 

I - Gestão Documental: o conjunto de medidas e de rotinas que visam a racionalização e a eficácia na criação, tramitação, classificação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando o recolhimento para guarda permanente ou eliminação;

 

II - Documentos de arquivo: aqueles produzidos, recebidos e acumulados no curso das atividades da Prefeitura de Joinville, que sirvam como referência, prova, informação e/ou fonte de pesquisa, independente da natureza do suporte; 

 

III - Plano de Classificação de Documentos - PCD: esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido;

 

IV - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD: instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, ou descarte de documentos;

 

V - Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD: grupo multidisciplinar, instituído através de portaria e regulamentado por regimento interno, encarregado pela avaliação de documentos de um órgão, responsável pela elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade;

 

VI - Arquivo corrente: conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração;

 

VII - Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação;

 

VIII - Arquivo permanente: conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico;

 

IX - Destinação: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação; 

 

X - Transferência: passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário;

 

XI - Recolhimento: entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência formalmente estabelecida, ou seja, é a operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente/histórico; e

 

XII - Eliminação: destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente, também chamada expurgo de documentos.

 

CAPÍTULO III

DAS COMPETÊNCIAS

 

Art. 3º Compete à Secretaria de Administração e Planejamento:

 

I - o gerenciamento dos procedimentos e instrumentos da Gestão Documental, no âmbito do Município de Joinville; 

 

II - o treinamento e a difusão das boas práticas de Gestão Documental; e

 

III - a aprovação final de Listas de Eliminação de Documentos.

 

Art. 4º Compete a todas as Secretarias e órgãos da administração direta e indireta do Município de Joinville, exceto Instituto de Previdência Social dos Servidores Públicos do Município de Joinville - IPREVILLE e Companhia Águas de Joinville:

 

I - instituir, através de nomeação por portaria, Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD; 

 

II - a realização das atividades e procedimentos referentes à Gestão Documental;

 

III - gerenciar seu acervo documental, preservando as informações neles contidos; e

 

IV - orientar e capacitar seus servidores em boas práticas de Gestão Documental.

 

Art. 5º Compete às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSADs:  

 

I - estar em constante diálogo com a Área de Gestão Documental, da Secretaria de Administração e Planejamento;

 

II - orientar e difundir os procedimentos e instrumentos da Gestão Documental, em sua Secretaria ou órgão;

 

III - realizar reuniões periódicas para propor atualizações no Plano de Classificação Documental (PCD) e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD); e

 

IV -  seguir o estabelecido no  Regimento Interno CSADs e no Decreto nº 48.214, de 2022.
 

CAPÍTULO IV

DOS INSTRUMENTOS

 

Art. 6º O Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD), do Município de Joinville, instituídos pela Portaria nº 140, de 23 de maio de 2023, são os instrumentos principais da gestão documental e norteiam seus procedimentos.

 

Parágrafo único. Estes instrumentos versam sobre a classificação, tempo de guarda e destinação dos documentos, sendo necessárias atualizações periódicas.

 

CAPÍTULO V

DAS TRAMITAÇÕES

 

Art. 7º As Secretarias e órgãos irão autuar os processos via SEI e enviá-los para a base SAP.UAO, que tomará as devidas providências.

 

CAPÍTULO VI

DO ARQUIVAMENTO CORRENTE

 

Art. 8º A documentação produzida e recebida pelas áreas deve ser arquivada de forma organizada e segura, facilitando o rápido acesso aos documentos.

 

Parágrafo único. A organização deve seguir o disposto no Plano de Classificação de Documentos e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos e também o “Manual de Boas Práticas em Gestão Documental.”

 

CAPÍTULO VII

DA TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS

 

Art. 9º Devem ser transferidos para a guarda intermediária, em local indicado pela área responsável, podendo ser próprio ou terceiro, os documentos públicos que tiverem esgotado o prazo de guarda nos arquivos correntes de cada área/unidade, conforme estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

 

Art. 10. A Secretaria deve autuar processo SEI de transferência de documentos para a base SAP.UAO, contendo Listagem de Documentos Transferidos, aguardar aprovação e somente após, entrar em contato com o local indicado, solicitando a guarda, bem como elaborar Termo de Transferência de Documentos, devidamente assinado e anexar ao processo SEI.

 

Parágrafo único. Para a transferência de documentos devem ser observados os seguintes pontos:

 

I - acondicionar os documentos em caixas de arquivo padrão; e

 

II - identificar a caixa através de etiqueta modelo, conforme orientações do “Manual de Boas Práticas em Gestão Documental”.

    

CAPÍTULO VII

DO RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

 

Art. 11. Os documentos que já tiveram seu prazo de guarda no arquivo intermediário expirado e são destinados à guarda permanente, conforme TTDD, devem ser recolhidos ao Arquivo Histórico de Joinville. 

 

Art. 12. A Secretaria, após avaliação da sua CSAD, deve autuar processo SEI de recolhimento de documentos para a base SAP.UAO, contendo Listagem de Documentos Recolhidos e aguardar a aprovação. Após a aprovação, tramitar o processo para a base SECULT.UPM.AHI, agendando data para que o AHJ faça a conferência física dos documentos. Com a conferência realizada e a aprovação inserida no processo, definir a data para o recolhimento e inserir o Termo de Recolhimento, que deve ser assinado por ambas as partes, tudo conforme Decreto nº 48.214, de 2022. 

 

Parágrafo único. Para o recolhimento de documentos devem ser observados os seguintes pontos:

 

I - acondicionar os documentos em caixas de arquivo padrão;

 

II - identificar a caixa através de etiqueta modelo, conforme orientações do “Manual de Boas Práticas em Gestão Documental”.

 

CAPÍTULO VIII

DA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

 

Art. 13. Os documentos que tiverem seu prazo de guarda expirado e forem destinados à eliminação, conforme TTDD, devem ser eliminados, de acordo com o Decreto Municipal nº 48.214, de 2022, e Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. 

 

Art. 14. A Secretaria, após avaliação da sua CSAD, deve autuar processo SEI de eliminação de documentos para a base SAP.UAO, contendo Listagem de Eliminação de Documentos, contendo assinatura dos membros da CSAD e do Secretário da pasta e aguardar aprovação. Após a autorização, deve providenciar a publicação do Edital de Ciência de  Eliminação, inseri-lo no processo e aguardar o prazo. Transcorrido o prazo sem oposições, elaborar o Termo de Eliminação e incluí-lo ao processo.

 

CAPÍTULO IX

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 15. Os procedimentos orientados nessa normativa são aplicáveis aos documentos físicos.

 

Art. 16.  Além do disposto nesta normativa, deverão ser observadas as demais legislações correlatas. 

 

Art. 17 É responsabilidade de todo e qualquer servidor zelar pela integridade dos documentos, garantindo o acesso e a transparência dos atos públicos.

 

CAPÍTULO X

DA VALIDADE

 

Art. 18. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

Ricardo Mafra 

Secretário de Administração e Planejamento

 

 

 

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