Instrução Normativa SEI
INSTRUÇÃO NORMATIVA SEI Nº 188/2023, DA SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
Dispõe sobre as diretrizes gerais para a tramitação eletrônica dos processos Gestão Documental - Transferência de Documentos, Gestão Documental - Recolhimento de Documentos, Gestão Documental - Eliminação de Documentos e Gestão Documental - Atualização de Instrumentos, no âmbito da Administração Pública Municipal, exceto Instituto de Previdência Social dos Servidores Públicos do Município de Joinville - IPREVILLE e Companhia Águas de Joinville - CAJ.
O Secretário de Administração e Planejamento, no uso de suas atribuições:
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DO OBJETIVO
Art. 1º Estabelecer que os processos de Gestão Documental serão autuados e tramitados exclusivamente no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.
CAPÍTULO II
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 2º Os processos Gestão Documental - Transferência de Documentos, Gestão Documental - Recolhimento de Documentos, Gestão Documental - Eliminação de Documentos e Gestão Documental - Atualização de Instrumentos, tem como unidade gestora a Unidade de Apoio Operacional da Secretaria de Administração e Planejamento (SAP.UAO).
Art. 3º À SAP.UAO caberá as seguintes competências, relativas à tramitação eletrônica dos referidos processos:
I – propor as diretrizes para os processos operacionalizados;
II – analisar e propor melhorias para a tramitação eletrônica dos processos;
III – definir o nível de acesso dos processos e dos documentos;
IV – definir o fluxo dos processos; e
V – solicitar ao órgão gestor do SEI a inclusão e/ou alterações necessárias na parametrização do sistema relativas aos processos.
CAPÍTULO III
DOS PROCESSOS
Art. 4º Os processos Gestão Documental - Transferência de Documentos, Gestão Documental - Recolhimento de Documentos, Gestão Documental - Eliminação de Documentos e Gestão Documental - Atualização de Instrumentos, quanto ao nível de acesso, serão autuados como públicos.
Art. 5º O processo Gestão Documental deverá ser subdividido entre Gestão Documental - Transferência de Documentos; Gestão Documental - Recolhimento de Documentos; Gestão Documental - Eliminação de Documentos e Gestão Documental - Atualização de Instrumentos.
Art. 6º O fluxo operacional dos processos e os documentos a eles relativos deverão seguir as orientações na forma dos Anexos.
Art. 7º O processo deverá ser tramitado internamente, utilizando os modelos disponíveis em "tipos de documentos" no Sistema Eletrônico de Informações - SEI.
CAPÍTULO IV
DA GESTÃO DOCUMENTAL
Art. 8º A gestão documental corresponde aos procedimentos de classificação, organização, avaliação e destinação de documentos arquivísticos.
Art. 9º O arquivista é o profissional que tem a função de emitir juízos e conclusões relacionadas aos processos de gestão documental, subsidiando a Administração Pública do Município de Joinville na fundamentação de decisões sobre o ciclo de vida e a destinação final dos documentos.
Art. 10. Após a realização da análise, a SAP.UAO emitirá um Despacho, podendo concluir:
I - pela aprovação da demanda, com ou sem restrições, com prazo estabelecido para a realização do procedimento; ou
II - pela reprovação da demanda, indicando os motivos e como proceder.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 11. A unidade gestora dos processos poderá requerer documentos complementares para a continuidade do trâmite da devida instrução processual.
Art. 12. Além do disposto nesta Normativa, deverão ser observadas a Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, o Decreto Municipal nº 48.214, de 2022, e demais legislações correlatas.
Ricardo Mafra
Secretário de Administração e Planejamento
Anexo I
Prefeitura de Joinville
Base de Conhecimento para os Processos
PROCEDIMENTO PARA OS PROCESSOS GESTÃO DOCUMENTAL - TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS, GESTÃO DOCUMENTAL - RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS, GESTÃO DOCUMENTAL - ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E GESTÃO DOCUMENTAL - ATUALIZAÇÃO DE INSTRUMENTOS.
Qual é o tipo de processo?
Esta base de conhecimento está relacionada com os processos Gestão Documental - Transferência de Documentos, Gestão Documental - Recolhimento de Documentos, Gestão Documental - Eliminação de Documentos e Gestão Documental - Atualização de Instrumentos.
Qual é a unidade gestora do processo?
A unidade gestora dos processos é a Unidade de Apoio Operacional da Secretaria de Administração e Planejamento (SAP.UAO).
Quais são os requisitos necessários a esse tipo de processo?
O processo Gestão Documental – Transferência de Documentos para ser autuado requer a necessidade de movimentação de documentos para o arquivo intermediário.
Todos os documentos devem cumprir o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Previamente à Transferência de Documentos, devem ser atendidos todos os critérios de identificação, classificação e higienização dos documentos constantes no Manual de Boas Práticas em Gestão Documental e na Instrução Normativa .
As caixas devem estar classificadas e identificadas conforme orientações do Manual de Boas Práticas em Gestão Documental.
O processo Gestão Documental – Recolhimento de Documentos para ser autuado requer a necessidade de movimentação de documentos para o arquivo permanente (Arquivo Histórico de Joinville).
Todos os documentos devem cumprir o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Previamente ao recolhimento de documentos, devem ser atendidos todos os critérios de identificação, classificação e higienização dos documentos constantes no Manual de Boas Práticas em Gestão Documental.
As caixas devem estar classificadas e identificadas conforme orientações do Manual de Boas Práticas em Gestão Documental.
O processo Gestão Documental – Eliminação de Documentos para ser autuado requer a necessidade de eliminação de documentos do arquivo corrente ou intermediário.
Todos os documentos devem cumprir o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Previamente a eliminação de documentos, devem ser atendidos todos os critérios de identificação, classificação e higienização dos documentos constantes no Manual de Boas Práticas em Gestão Documental.
As caixas devem estar classificadas e identificadas conforme orientações do Manual de Boas Práticas em Gestão Documental.
O processo Gestão Documental – Atualização de Instrumentos para ser autuado requer a necessidade de atualização do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Toda a alteração deve ser precedida de reunião da CSAD da secretaria solicitante.
Previamente à atualização, devem ser definidos em reunião da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CSAD, os prazos de guarda e destinação das séries documentais a serem alteradas ou inseridas, conforme Decreto nº 48.214/2022 e Regimento Interno SEI 0013370646 ou os que vierem a substituí-los.
Quais são as tarefas necessárias à execução do processo?
Para a realização do processo Gestão Documental - Transferência de Documentos devem ser realizados os procedimentos indicados no fluxo processual de acordo com o Anexo IV - Fluxo Transferência de Documentos.
Para a realização do processo Gestão Documental - Recolhimento de Documentos devem ser realizados os procedimentos indicados no fluxo processual de acordo com o Anexo V - Fluxo Recolhimento de Documentos.
Para a realização do processo Gestão Documental - Eliminação de Documentos devem ser realizados os procedimentos indicados no fluxo processual de acordo com o Anexo VI - Fluxo Eliminação de Documentos.
Para a realização do processo Gestão Documental - Atualização de Instrumentos devem ser realizados os procedimentos indicados no fluxo processual de acordo com o Anexo VII - Fluxo Atualização de Instrumentos.
Quais são os documentos necessários a esse tipo de processo?
Os processos em questão serão compostos pelos documentos indicados no Mapa de Documentos, conforme sua variante e, eventualmente, por outros documentos complementares que se fizerem necessários e a unidade gestora julgar conveniente utilizar e/ou solicitar.
Quais são as legislações vinculadas a este processo?
Decreto nº 21.863, de 13 de março de 2014, que institui o Sistema Eletrônico de Informações - SEI como sistema oficial e único de processo eletrônico administrativo e gestão do conhecimento no âmbito do Município de Joinville, e dá outras providências.
Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Decreto nº 48.214 de 22 de maio de 2022, que estabelece a política de recolhimento e eliminação de documentos arquivísticos públicos da Prefeitura Municipal de Joinville.
Decreto nº 55.128, de 24 de maio de 2023, que aprova a Instrução Normativa SEI nº 001/2023 da Secretaria de Administração e Planejamento que dispõe sobre a política de Gestão Documental, de acordo com o Decreto nº 48.214 de 26 de maio de 2022, e Portaria nº140, de 23 de maio de 2023, no Município de Joinville.
Portaria nº 140 de 23 de maio de 2023, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - Atividades Meio e Fim, do Poder Executivo Municipal.
Anexo II
Mapa de Contexto
Gestão Documental – Transferência de Documentos
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Quem? |
O que faz? |
Enviar para * ? |
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Unidade Solicitante |
Autua processo de Gestão Documental - Transferência de Documentos, insere memorando descrevendo a demanda, e insere documento Listagem de Transferência de Documentos e assina |
SAP.UAO.AGD |
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SAP.UAO.AGD |
Recebe o processo, analisa solicitação e encaminha resposta |
Unidade Solicitante |
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Unidade Solicitante |
Recebe o processo, providencia a realização da transferência, inclui documento Termo de Transferência de Documentos, recolhe assinatura dos responsáveis e conclui o processo OU Providencia as correções, insere documento corrigido e reenvia processo |
*
SAP.UAO.AGD |
Gestão Documental – Recolhimento de Documentos
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Quem? |
O que faz? |
Enviar para * ? |
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Unidade Solicitante |
Autua processo de Gestão Documental - Recolhimento de Documentos, insere memorando descrevendo a demanda, e insere documento Listagem de Recolhimento de Documentos e assina |
SAP.UAO.AGD |
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SAP.UAO.AGD |
Recebe o processo, analisa solicitação e encaminha resposta |
Unidade Solicitante |
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Unidade Solicitante |
Recebe o processo e inclui memorando de agendamento de conferência física junto ao Arquivo Histórico de Joinville |
SECULT.UPM.AHI |
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SECULT.UPM.AHI |
Analisa solicitação, agenda data e posteriormente efetua conferência in loco e encaminha resposta |
Unidade Solicitante |
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Unidade Solicitante |
Dá ciência e inclui memorando de agendamento de recolhimento junto ao Arquivo Histórico de Joinville, realiza o recolhimento dos documentos, e insere documento Termo de Recolhimento de Documentos, recolhe assinatura dos responsáveis e conclui o processo OU Providencia as correções, insere documento corrigido e reenvia processo |
*
SAP.UAO.AGD |
Gestão Documental – Eliminação de Documentos
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Quem? |
O que faz? |
Enviar para * ? |
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Unidade Solicitante |
Autua processo de Gestão Documental - Eliminação de Documentos, insere memorando descrevendo a demanda, e insere documento Listagem de Eliminação de Documentos e assina |
SAP.UAO.AGD |
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SAP.UAO.AGD |
Recebe o processo, analisa solicitação e encaminha resposta |
Unidade Solicitante |
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Unidade Solicitante |
Recebe o processo, providencia a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, inclui documento Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no processo e aguarda prazo de manifestação. Se houver manifestação, inserir a petição do interessado e resposta da CSAD (definida em reunião e registrada em ata) Realiza a eliminação dos Documentos, inclui documento Termo de Eliminação de Documentos, recolhe assinatura dos responsáveis e conclui o processo OU Providencia as correções, insere documento corrigido e reenvia processo |
*
SAP.UAO.AGD |
Gestão Documental – Atualização de Instrumentos
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Quem? |
O que faz? |
Enviar para * ? |
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Unidade Solicitante |
Autua processo de Gestão Documental - Atualização de Instrumentos, insere memorando descrevendo a demanda e a Ata da reunião da CSAD, que deverá conter todos os itens que serão alterados na TTDD e PCD. |
SAP.UAO.AGD |
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SAP.UAO.AGD |
Recebe o processo, analisa solicitação e encaminha resposta |
Unidade Solicitante |
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Unidade Solicitante |
Providencia a publicação dos instrumentos atualizados |
SAP.UAO.AGD |
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SAP.UAO.AGD |
Insere documento com o link para os instrumentos atualizados |
Unidade Solicitante |
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Unidade Solicitante |
Dá ciência e conclui processo ou Providencia as correções, insere documento corrigido e reenvia processo |
*
SAP.UAO.AGD |
Anexo III
Mapa de Documentos
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Tipo de Documento |
Conteúdo |
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Memorando |
É a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. |
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Despacho |
É o documento que encaminha orientações para as demais áreas envolvidas. |
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Informação |
É o documento que expressa uma informação relativa ao processo, ou aos procedimentos tomados. |
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Ofício |
É a modalidade de comunicação entre entidades de diferentes âmbitos. |
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Listagem de Transferência de Documentos |
É o documento que solicita a transferência de documentos localizados no arquivo corrente para o arquivo intermediário. |
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Termo de Transferência de Documentos |
É o documento que oficializa a transferência de documentos localizados no arquivo corrente para o arquivo intermediário. |
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Listagem de Recolhimento de Documentos |
É o documento que solicita o recolhimento de documentos localizados no arquivo intermediário para o arquivo permanente. |
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Termo de Recolhimento de Documentos |
É o documento que oficializa o recolhimento de documentos localizados no arquivo intermediário para o arquivo permanente. |
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Listagem de Eliminação de Documentos |
É o documento que solicita a eliminação de documentos localizados no arquivo corrente ou intermediário. |
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Edital de Ciência de Eliminação de Documentos |
É o documento que dá publicidade da eliminação de documentos. |
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Termo de Eliminação de Documentos |
É o documento que oficializa a eliminação de documentos. |
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Excerto do Plano de Classificação de Documentos |
É o documento que apresenta a atualização da classificação, já com os códigos. |
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Excerto da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos |
É o documento que apresenta a atualização já com os prazos de guarda e destinação definidos. |
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Ata de Reunião |
É o documento que oficializa a atualização dos instrumentos. |
Esta publicação possui como anexos os documentos SEI n.º 0017167985, 0017167988, 0017167989 e 0017167986.
 | Documento assinado eletronicamente por Ricardo Mafra, Secretário (a), em 02/10/2023, às 15:43, conforme a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001, Decreto Federal nº8.539, de 08/10/2015 e o Decreto Municipal nº 21.863, de 30/01/2014. |
 | A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://portalsei.joinville.sc.gov.br/ informando o código verificador 0018578793 e o código CRC 2A343E57. |
| 23.0.146222-0 |
| 0018578793v4 |